Allerdings ist es nicht einfach, aus der Vielzahl von angebotenen Instandhaltungsplanungssystemen (IPS) das passende System zu finden. Aus diesem Grund sollte man in der Auswahl- und Vergleichsphase einige wichtige Aspekte beachten, um ein sicheres und wirtschaftlich sinnvolles Investment zu tätigen.

Das Auswahlverfahren für eine Instandhaltungssoftware kann schon deshalb herausfordernd sein, da in der Regel mehrere Abteilungen an diesem Prozess beteiligt sind. Daher ein sinnvoller erster Schritt: Die Fachabteilung Instandhaltung fasst ihre konkreten Wünsche und Bedarfe zusammen – im Optimalfall in einem Lastenheft. Unter Aspekten der Integration in die bestehende Systemlandschaft kommen in den folgenden Prozessschritten die Abteilungen IT und Controlling ins Spiel. Die Instandhaltungsabteilung sollte aber der finale Entscheider bleiben – denn jedes System ist immer nur so gut wie der Anwender.

Niedrige Budgets in Instandhaltungsabteilungen führen häufig auch dazu, dass der Preis eines Systems zum maßgeblichen Entscheidungsfaktor wird. Aber die Freude an einem guten Produkt hält länger an als die über einen günstigen Preis. Derart sollte man nachfolgende Aspekte prüfen und berücksichtigen, wenn man mit einer Instandhaltungssoftware einen wertschöpfenden Beitrag leisten und sich nicht nur verwalten will.

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